Manter atualizado o cadastro completo dos membros e da igreja no ACMS
Objetivos
O secretário local, a cada semestre, deverá atualizar os dados dos membros (foto, endereço, estado civil e demais informações) e da igreja (endereço, horário de reuniões e demais informações), completando-os no ACMS.
O secretário distrital fará a verificação no ACMS. A pontuação é de 0,25 para os dados dos membros e 0,25 para os dados da igreja local, por semestre.
Total: 1 ponto
Manter o cadastro de membros e igrejas atualizado no Sistema Adventista de Gestão de Igrejas (ACMS) é essencial para o bom funcionamento da igreja local e garante que as informações estejam sempre corretas e acessíveis. A seguir estão algumas dicas e passos importantes para manter essa atualização:
Atualização contínua dos dados da igreja
O secretário da igreja local deverá atualizar as informações de sua igreja no ACMS, tendo em vista a importância desses dados para quem deseja visitar a igreja ou consultar algum item relacionado a ela.
Informações importantes a se manterem atualizadas: foto da igreja, endereço, horário dos cultos, identificação do nome e contato do pastor e secretaria, entre outros.
Atualização contínua dos dados dos membros
Para identificação dos membros, acompanhamento dos mesmos, pastoreio das famílias e para fins estatísticos é essencial que os dados dos membros sejam atualizados no ACMS. Esses dados incluem nome, data de nascimento, filiação, estado civil, endereço, foto, profissão, entre outras informações.
Dia D da Atualização Geral dos Cadastros - Cada Semestre
Realizar uma revisão completa do cadastro de membros ao menos duas vezes ao ano para garantir que todas as informações estejam corretas.
Atualização de Dados Pessoais
- Incentivar sistematicamente os membros a comunicarem mudanças em seus dados pessoais (como endereço, telefone, e-mail) e atualizar essas informações no ACMS regularmente.
- Verificar e corrigir erros nos registros de membros (como nomes ou datas de nascimento incorretos).
Comunicação com Secretaria Distrital
- Manter uma comunicação constante com a Secretaria Distrital e garantir que as atualizações feitas no ACMS estejam em conformidade com as diretrizes da igreja.
- Enviar relatórios regulares à Associação e seguir instruções adicionais fornecidas por elas para manter os registros atualizados.
Planejamento
- Definir um cronograma semestral de revisões regulares e de inserção de novos dados.
- Usar o planejamento para evitar atrasos e garantir que o ACMS sempre reflita a situação atual da igreja.
Dia D da Secretaria
Dia da Atualização Geral dos Cadastros dos Membros da Igreja
1) Planejamento Prévio
(1 a 2 meses antes do evento)
Definir Data
Escolha uma data apropriada, preferencialmente um sábado, quando a maioria dos membros estará presente na igreja.
Formar Equipe
Reúna uma equipe composta por secretários da igreja, diáconos, diaconisas e voluntários que possam ajudar na atualização dos cadastros.
Divulgar Evento
Comece a divulgar a data do evento nas semanas que antecedem, utilizando avisos durante os cultos, grupos de WhatsApp da igreja, redes sociais e murais de avisos. Explique a importância da atualização dos cadastros.
Preparar Material
Imprima fichas de cadastro atualizadas, listas de membros, e prepare uma estação com computadores para inserção direta de dados, se possível. Tenha à disposição material para coleta de informações, como canetas, pranchetas e outros itens.
2) Preparação Imediata
(1 semana antes)
Revisar Cadastros Existentes
Passe pelos registros atuais e identifique membros cujos dados parecem desatualizados ou incompletos. Prepare essas informações para serem revisadas no Dia D.
Distribuir Funções
Atribua funções específicas para os membros da equipe. Alguns podem ser responsáveis por coletar informações, enquanto outros inserem os dados no sistema, e outros coordenam o fluxo das atividades.
Treinamento da Equipe
Reúna a equipe para uma sessão de treinamento, explicando o processo de atualização, como coletar e inserir dados corretamente e como lidar com questões sensíveis, como membros ausentes ou falecidos.
3) Execução no Dia D
Montagem das Estações
Chegue cedo para preparar as estações de trabalho. Organize mesas para coleta de dados, com fichas de cadastro e dispositivos para inserção digital.
Recepção dos Membros
Na chegada dos membros, informe-os sobre o processo e convide-os a participar. Organize a fila e oriente os membros sobre onde se dirigir.
Coleta de Dados
Peça aos membros para revisarem e atualizarem suas informações pessoais, incluindo endereço, telefone, e-mail, estado civil, data de batismo e outras informações.
Verificação Cruzada
Para evitar duplicidades ou erros, verifique os dados coletados em tempo real com a ajuda dos sistemas disponíveis e das listas pré-impressas.
Feedback e Agradecimento
Ao final da atualização, agradeça aos membros pela colaboração e informe que os dados atualizados ajudarão a melhorar a comunicação e o cuidado pastoral.
4) Pós-Evento
Inserção Final dos Dados
Se necessário, finalize a inserção dos dados coletados no sistema oficial da igreja. Certifique-se de que todas as fichas foram processadas.
Revisão e Relatório
Realize uma revisão final dos cadastros e prepare um relatório para a liderança da igreja, destacando quantos cadastros foram atualizados e quaisquer desafios enfrentados.
Acompanhamento
Para membros que não puderam participar, organize uma estratégia de acompanhamento, como visitas domiciliares ou contato telefônico, para garantir que os dados de todos os membros sejam atualizados.
Importante
A atualização dos dados dos membros não precisa se manter limitada ao dia D. Esse trabalho pode ser realizado pela secretaria de maneira constante ao longo do ano.
